ERP system là gì? Vai trò hệ thống trong quản trị dự án

ERP system là nền tảng phần mềm tích hợp các phân hệ để quản lý quy trình nghiệp vụ và dữ liệu của doanh nghiệp. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, thường dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp; hệ thống này có thể giúp các bộ phận phối hợp trên một nền tảng chung thay vì quản lý thông tin rời rạc.

Với quản trị dự án, ERP có thể cung cấp dữ liệu về tài chính, mua hàng, tồn kho hoặc hoạt động vận hành liên quan. Tuy nhiên, ERP không tự thay thế người quản lý dự án hay công cụ theo dõi công việc.

ERP system là gì?

ERP system là nền tảng phần mềm quản trị tổng thể, tích hợp các chức năng trọng yếu của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Theo SAP, ERP gồm các ứng dụng hoặc phân hệ được tích hợp, dùng chung cơ sở dữ liệu để quản lý những quy trình kinh doanh cốt lõi.

Có thể hình dung ERP như một nơi để các bộ phận ghi nhận và sử dụng thông tin theo quy trình thống nhất. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp ghi nhận một đơn mua hàng, thông tin liên quan có thể cần đến bộ phận mua hàng, kho và kế toán. Thay vì mỗi nhóm lưu một bản riêng, hệ thống ERP tạo điều kiện để dữ liệu cần thiết được chia sẻ theo quyền truy cập và cách vận hành đã thiết lập.

ERP không phải một công cụ đơn lẻ chỉ dành cho kế toán. Kế toán có thể là một phân hệ, nhưng hệ thống ERP còn có thể kết nối những nghiệp vụ khác như bán hàng, mua hàng, tồn kho, sản xuất hoặc nhân sự. Phạm vi chức năng cụ thể tùy vào giải pháp và cấu hình doanh nghiệp lựa chọn.

ERP gồm những thành phần nào và hoạt động ra sao?

Phân hệ ERP là nhóm chức năng phục vụ một nghiệp vụ cụ thể. Một doanh nghiệp có thể xem xét các phân hệ như tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, sản xuất hoặc quản lý chuỗi cung ứng. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai toàn bộ các phân hệ; phạm vi nên dựa trên hoạt động thực tế và vấn đề cần xử lý.

Trong một quy trình, nhân viên ghi nhận nghiệp vụ ở phân hệ liên quan. Thông tin sau đó có thể được bộ phận khác sử dụng nếu có liên quan và được cấp quyền phù hợp. Ví dụ, dữ liệu nhập kho có thể cần thiết cho việc theo dõi tồn kho và đối chiếu nghiệp vụ mua hàng. Đây là cách mô tả khái quát; luồng dữ liệu thực tế phụ thuộc vào hệ thống, quy trình và cấu hình triển khai.

Cơ sở dữ liệu dùng chung giúp các phân hệ làm việc trên những thông tin có liên kết với nhau. Cách tổ chức này có thể hạn chế việc nhập lại cùng một dữ liệu ở nhiều nơi và giúp nhân viên đối chiếu giữa các khâu. Tuy nhiên, ERP không tự động loại bỏ mọi sai sót: dữ liệu nhập không đúng hoặc quy trình chưa rõ vẫn có thể dẫn đến thông tin thiếu chính xác.

Hệ thống ERP cũng có thể tổng hợp báo cáo để người quản lý xem thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Theo ECOUNT, báo cáo quản trị có thể bao quát các mảng như sản xuất, mua bán, tồn kho và tài chính kế toán. Giá trị của báo cáo phụ thuộc vào dữ liệu được ghi nhận và cách doanh nghiệp thiết lập quy trình.

Một số hệ thống được thiết kế dựa trên quy trình nghiệp vụ chuẩn, nhằm hạn chế sự phụ thuộc vào cách làm riêng của từng cá nhân. ITG Technology mô tả định hướng này trong phần giới thiệu về ERP. Doanh nghiệp vẫn cần xem quy trình có phù hợp với cách hoạt động của mình hay cần điều chỉnh trước khi triển khai.

ERP hỗ trợ quản trị dự án như thế nào?

Quản trị dự án tập trung vào phạm vi, công việc, nguồn lực và mục tiêu của một dự án. ERP tập trung kết nối các quy trình nghiệp vụ và nguồn lực của doanh nghiệp. Hai phạm vi này có điểm giao nhau khi dự án cần sử dụng ngân sách, đặt mua vật tư hoặc phối hợp với bộ phận vận hành.

Chẳng hạn, người phụ trách dự án có thể cần trao đổi với tài chính để nắm thông tin về khoản chi, với mua hàng để theo dõi nghiệp vụ cung ứng, hoặc với bộ phận vận hành để hiểu ảnh hưởng của thay đổi kế hoạch. ERP có thể cung cấp dữ liệu nghiệp vụ liên quan nếu hệ thống và quy trình của doanh nghiệp hỗ trợ nhu cầu đó.

Dữ liệu liên phòng ban giúp người phụ trách xem xét tác động của quyết định dự án đến hoạt động thường ngày. Ví dụ, một thay đổi trong kế hoạch mua hàng có thể ảnh hưởng đến thời điểm vật tư sẵn sàng cho sản xuất. Việc nhận diện mối liên hệ này cần thông tin phù hợp từ các bộ phận, chứ không chỉ dựa trên danh sách đầu việc của nhóm dự án.

ERP không thay thế Project Manager (PM), tức người chịu trách nhiệm điều phối dự án, xử lý vấn đề và làm việc với các bên liên quan. Hệ thống có thể hỗ trợ PM tiếp cận dữ liệu nghiệp vụ, nhưng quyết định và việc phối hợp vẫn cần con người thực hiện. Hiệu quả sử dụng ERP phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu, quy trình và cách doanh nghiệp triển khai.

Ví dụ ERP trong một doanh nghiệp Việt Nam

Hãy xem một ví dụ giả định: một doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam triển khai dự án mở rộng dây chuyền. Nhóm dự án cần phối hợp với mua hàng, kho, tài chính kế toán và bộ phận sản xuất để theo dõi các nghiệp vụ liên quan.

Nếu doanh nghiệp dùng ERP để kết nối những nghiệp vụ này, thông tin về đơn mua, vật tư, tồn kho và khoản chi có thể được ghi nhận ở các phân hệ tương ứng. Nhóm dự án có thêm dữ liệu để xem xét ảnh hưởng khi vật tư giao chậm hoặc kế hoạch cung ứng thay đổi. Cách hệ thống thể hiện và chia sẻ dữ liệu tùy thuộc vào quy trình được thiết lập.

ERP không tự quyết định có nên đổi nhà cung cấp hay điều chỉnh phạm vi dự án. PM và các bộ phận liên quan vẫn cần đánh giá tình hình, thống nhất phương án rồi cập nhật thông tin vào hệ thống. ERP hỗ trợ việc phối hợp bằng dữ liệu; trách nhiệm đưa ra quyết định vẫn thuộc về những người phụ trách.

Với doanh nghiệp thương mại hoặc dịch vụ, các nghiệp vụ cần kết nối có thể khác. Thay vì theo dõi vật tư cho sản xuất, doanh nghiệp có thể quan tâm đến bán hàng, mua hàng hoặc quá trình cung cấp dịch vụ. Trước khi chọn ERP, cần xác định những luồng công việc nào thực sự cần được kết nối.

ERP khác gì phần mềm quản lý dự án?

ERP và phần mềm quản lý dự án phục vụ những mục tiêu khác nhau. ERP tập trung kết nối quy trình và nguồn lực của doanh nghiệp; phần mềm quản lý dự án thường tập trung vào việc lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc dự án. Chức năng thực tế còn phụ thuộc vào từng sản phẩm.

Nếu nhu cầu trước mắt là theo dõi đầu việc và người chịu trách nhiệm, doanh nghiệp nên đánh giá công cụ quản lý dự án. Nếu cần kết nối dữ liệu giữa nhiều nghiệp vụ, hãy xem xét ERP. Hai nhóm công cụ có thể được dùng song song hoặc tích hợp tùy hệ thống và quy trình, thay vì mặc định phải chọn một và loại bỏ công cụ còn lại.

Khi nào doanh nghiệp nên hoặc chưa nên dùng ERP?

Doanh nghiệp nên cân nhắc ERP khi thông tin nghiệp vụ nằm rải rác ở nhiều bộ phận, việc đối chiếu giữa các nhóm tốn công hoặc lãnh đạo khó có cái nhìn thống nhất về hoạt động. Những dấu hiệu đó chưa tự động chứng minh ERP là lựa chọn phù hợp, nhưng cho thấy doanh nghiệp nên xem lại cách dữ liệu đang được ghi nhận và chia sẻ.

Doanh nghiệp có thể chưa cần triển khai ngay nếu quy trình còn thay đổi liên tục, chưa xác định được dữ liệu nào cần quản lý hoặc chưa có người chịu trách nhiệm thống nhất cách làm. Đây là tiêu chí để đánh giá mức độ sẵn sàng, không có nghĩa doanh nghiệp nhỏ không thể sử dụng ERP. Quy mô không phải yếu tố duy nhất quyết định việc lựa chọn.

Trước khi chọn giải pháp, doanh nghiệp nên làm rõ vấn đề cần giải quyết, quy trình ưu tiên, dữ liệu cần chuyển đổi, người phụ trách và cách đào tạo nhân viên. Bắt đầu từ nhu cầu thực tế giúp xác định phạm vi triển khai phù hợp hơn là chọn một hệ thống chỉ vì có nhiều phân hệ. Khi so sánh sản phẩm, hãy xem bảng giá và thông tin triển khai trên website của nhà cung cấp, vì chi phí phụ thuộc vào giải pháp và phạm vi cụ thể.

ERP có thể được triển khai theo các mô hình như Cloud ERP, On-premise ERP hoặc Hybrid ERP. Tên gọi thể hiện những cách tổ chức hệ thống khác nhau; khi đánh giá, doanh nghiệp nên tìm hiểu mô hình nào phù hợp với yêu cầu vận hành và năng lực quản lý của mình. Theo ITG Technology, Hybrid ERP kết hợp chức năng lưu trữ tại chỗ với chức năng lưu trữ trên đám mây. Các lựa chọn cụ thể cần được đối chiếu với thông tin của từng giải pháp.

Nếu đang tìm hiểu vai trò của PM, Agile, Scrum hoặc PMP trước khi tham gia một dự án ERP, bạn có thể tham khảo Tuấn Anh Huế, blog chia sẻ về IT và quản lý dự án. Nội dung này giúp bổ sung kiến thức quản lý dự án, không thay thế việc đánh giá quy trình và yêu cầu hệ thống của doanh nghiệp.

Kết luận

ERP system là nền tảng tích hợp các phân hệ và dữ liệu để hỗ trợ quản lý quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Trong quản trị dự án, ERP có thể cung cấp thông tin về nguồn lực và hoạt động liên quan, nhưng không thay thế PM hay mọi công cụ quản lý dự án.

Trước khi đánh giá giải pháp, hãy liệt kê vấn đề doanh nghiệp đang gặp, quy trình cần kết nối và dữ liệu PM cần theo dõi. Người muốn tìm hiểu thêm về quản lý dự án có thể đọc các nội dung về PM, Agile, Scrum và PMP trên Tuấn Anh Huế.

Câu hỏi thường gặp

ERP system có phải chỉ là phần mềm kế toán không?

Không. Kế toán có thể là một phân hệ ERP, nhưng hệ thống còn có thể kết nối các nghiệp vụ như bán hàng, mua hàng, tồn kho, sản xuất hoặc nhân sự. Phạm vi chức năng tùy vào giải pháp và cấu hình doanh nghiệp lựa chọn.

ERP có thay thế phần mềm quản lý dự án không?

Không mặc định. ERP tập trung kết nối quy trình nghiệp vụ và dữ liệu của doanh nghiệp, còn phần mềm quản lý dự án thường hỗ trợ lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc. Hai nhóm công cụ có thể được dùng song song hoặc tích hợp, tùy hệ thống và quy trình.

ERP có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Quy mô không phải yếu tố duy nhất quyết định việc lựa chọn ERP. Doanh nghiệp nên đánh giá vấn đề cần giải quyết, quy trình cần kết nối, dữ liệu cần quản lý và khả năng thống nhất cách làm trước khi chọn giải pháp.

Cloud ERP, On-premise ERP và Hybrid ERP khác nhau thế nào?

Đây là các mô hình tổ chức hệ thống khác nhau. Theo ITG Technology, Hybrid ERP kết hợp chức năng lưu trữ tại chỗ với chức năng lưu trữ trên đám mây. Để so sánh cụ thể Cloud ERP và On-premise ERP, hãy xem thông tin của từng giải pháp trên website nhà cung cấp.