Kỹ năng lập kế hoạch- Lộ trình từ Developer lên PM (Phần 2)

Tiếp nối phần 1 (Project Manager (PM) là gì ? Kỹ năng giao tiếp) , ở phần 2 này mình sẽ chia sẻ về kỹ năng lập kế hoạch, cụ thể trong bài này mình sẽ chia sẻ cách để lên schedule dự án, một kỹ năng mà PM nào cũng cần có, yếu tố quan trọng để dự án thành công.

Schedule là gì ?

Nói 1 cách dễ hiểu schedule là việc lập kế hoạch cho các hoạt động, công việc cần làm được sắp xếp theo độ ưu tiên trong một khoảng thời gian cố định.

Các loại schedule

Trong các dự án phần mềm, thường sẽ có 3 loại schedule là : milestone schedule , master schedule và detail schedule.

Milestore schedule

• Schedule ở mức tóm tắt, giúp nhóm dự án xem xét và theo dõi tất cả các mốc quan trọng trong việc thực hiện dự án.
• Tập trung vào các mốc sự kiện quan trọng (các mốc delivery, các mốc phải chốt được yêu cầu, UAT, …) thay vì focus vào các hoạt động của dự án.
• Milestone Schedule phải được duy trì và tham khảo trong suốt vòng đời của dự án.

Master schedule

Summary-level project schedule bao gồm các công việc chính của dự án thường là một danh sách các tasks được đơn giản hóa với timeline.

Detail Schedule

• Nêu chi tiết những công việc cần phải thực hiện và nguồn lực nào phải được chỉ định để thực hiện các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
• Detail schedule phải được cập nhật thường xuyên để theo dõi hoạt động của dự án.

Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

• Giúp team dự án đều nắm được mục tiêu của dự án, nắm được mình cần làm gì, thời gian nào để đạt được mục tiêu.
• Giúp PM theo dõi được tiến độ, xác định sớm các vấn đề của dự án.
• Đảm bảo team có đủ thời gian cho những công việc cần thiết, tránh việc đảm nhận nhiều hơn những gì team có thể xử lý.

Các bước để lập kế hoạch dự án

Tạo Work Breakdown Structure (WBS)

Đây là một trong những bước quan trọng nhất vì nó tạo ra khung (framework) cho một kế hoạch phù hợp.

Xác định các gói công việc (packages) chính cần delivery

Các hoạt động được gói lại và liệt kê trong các gói công việc.

Tạo danh sách các công việc cần làm (tasks list)

Các hoạt động được chỉ định rõ start date, end date, and duration.

Xác định mối quan hệ logic giữa các nhiệm vụ

• Hoạt động nào sẽ bắt đầu hoặc kết thúc trước.
• Hoạt động A có liên kết, quan hệ với hoạt động B như thế nào ? Hoạt động B có bắt buộc phải chờ hoạt động A làm xong không ?

Xác định và assign các nguồn lực

Nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động.

Cách mình lập kế hoạch dự án

Dưới đây là cách mình thường dùng để lập kế hoạch dự án trong Scrum.

Đánh độ ưu tiên các task dựa trên Detail Estimation

• Đánh độ ưu tiên
• Sort các task theo độ ưu tiên
• Tính toán khối lượng công việc theo độ ưu tiên

Tạo Master Schedule

• Xác định mục tiêu, deadline của dự án
• Xác định resource plan cho dự án
• Sắp xếp công việc quan trọng trong giai đoạn đầu & cuối dự án
• Sắp xếp các công việc còn lại theo Sprint (Agile -Scrum)

Tạo Milestone Schedule

Gom các chức năng về các mốc release.

Tạo Detail Schedule cho 1 – 2 sprint đầu

• Chỉ cần chốt detail schedule cho 1-2 sprint đầu trước
• Các sprint sau sẽ làm detail sau

Cảm ơn các bạn đã đọc đến đây, hy vọng qua bài viết này các bạn đã phần nào hiểu được cách 1 PM lên kế hoạch như thế nào. Mời các bạn đón đọc tiếp phần 3: Kỹ thuật estimate trong chuỗi series lộ trình từ Developer lên PM !