Quản lý phạm vi dự án – Lộ trình từ Developer lên PM (Phần 5)

Tiếp nối phần 4 về quản lý kế hoạch dự án, trong phần 5 này mình sẽ chia sẻ về cách quản lý phạm vi dự án. Nếu bạn không quản lý phạm vi dự án thì rất có thể bạn sẽ làm nhiều hơn hoặc ít hơn những nội dung công việc mà dự án phải làm.

Quản lý phạm vi dự án là gì?

Quản lí phạm vi dự án liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án. 

Quản lí phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

Phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước. Kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo. 

Phạm vi sản phẩm (Product Scope) khác với phạm vi dự án (Project Scope)

• Product Scope: features and functions that characterize a product or service
• Project Scope: work that must be done to deliver a product

Yêu cầu của khách hàng thường là các features, functions của sản phẩm, tuy nhiên, có rất nhiều non-functions không được mô tả trong yêu cầu của khách hàng, PM cần chú ý khi estimate và quản lý Scope sau này.

Ví dụ:

• Tạo base project, môi trường phát triển

• Các công việc quản lý
• Các công việc theo quy trình
• Testing đảm bảo chất lượng
• Test security, test performance

Ý nghĩa của quản lý phạm vi dự án

Quản lí phạm vi dự án rất quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án.

50% các vấn đề trong quá trình lập kế hoạch liên quan đến việc xác định phạm vi và mục tiêu của dự án không rõ ràng

Nội dung của quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án bao gồm những nội dung sau:

• Lập kế hoạch quản lý phạm vi: tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi dự án (mô tả phạm vi dự án sẽ được định nghĩa như thế nào, làm sao để kiểm tra và kiểm soát)
• Thu thập yêu cầu: xác định yêu cầu, mong muốn và ràng buộc của các bên liên quan đến dự án (project stakeholder)
• Định nghĩa phạm vi: phát triển bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm
• Phát triển Work Breakdown Structure – WBS: chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được
• Kiểm tra và thống nhất phạm vi dự án: chấp thuận các đầu ra của dự án
• Kiểm soát phạm vi dự án: thu thập thông tin và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án

Tổng kết

Tổng kết lại, để quản lý phạm vi dự án tốt thì ngay từ khi bắt đầu dự án bạn phải nắm rõ được nội dung công việc cần thực hiện, lập kế hoạch và kiểm soát các nội dung đó khi thực hiện. Trong phần tiếp theo của series lộ trình từ developer lên PM , mình sẽ chia sẻ kỹ năng giải quyết vấn đề khi làm PM.